La gestión de la información en la Universidad Autónoma de Querétaro (UAQ) no solo responde a una obligación normativa, sino que se ha convertido en un eje fundamental para preservar la memoria, fortalecer la identidad universitaria y mejorar los procesos administrativos. Así lo comparte el Dr. José Adrián Macías Rodríguez, coordinador del Archivo Institucional, quien ha encabezado los esfuerzos para consolidar este espacio dentro de la institución.
Con formación en Bibliotecología e Información por la Universidad Autónoma de San Luis Potosí, así como una Maestría y Doctorado en Educación, el Dr. Macías Rodríguez lidera una iniciativa que surge a partir de la Ley General de Archivos, promulgada en 2018, la cual establece la obligación de las instituciones de organizar y resguardar adecuadamente los documentos derivados de sus funciones.
Fue en noviembre de 2020 cuando la UAQ formalizó la Coordinación del Archivo Institucional, dando paso a la construcción de un sistema integral que articula la gestión documental en toda la universidad. Actualmente, este esfuerzo se materializa en el Sistema Universitario de Archivos, el cual vincula diversas áreas y actores clave.
Este sistema incluye un Comité Técnico de Archivos, que se integra por un grupo interdisciplinario y una red de archivos de trámite distribuidos en cada unidad administrativa y académica. Además, cuenta con áreas operativas como el Archivo Histórico, la Oficialía de Partes y el Archivo de Concentración, así como una línea transversal dedicada a la difusión, divulgación y gestión de archivos electrónicos.
Uno de los componentes más relevantes es el Archivo Histórico, un espacio abierto no solo a la comunidad universitaria, sino también a la sociedad en general. A través de exposiciones y actividades de divulgación, se busca acercar estos materiales (que incluyen documentos y registros de valor histórico) al público, fomentando así el interés por la historia institucional.
“En los archivos universitarios se encuentra toda la memoria de la universidad. Son una forma de preservar su identidad”, señala el coordinador, quien también enfatiza la importancia de dignificar la labor de quienes gestionan la información. En este sentido, destaca la evolución del perfil profesional, pasando de la figura tradicional del archivista hacia un gestor de la información con competencias interdisciplinarias, especialmente ante el reto de los entornos digitales.
Entre los principales desafíos que ha enfrentado esta coordinación destaca la sensibilización dentro de la comunidad universitaria. Lograr que autoridades y áreas operativas comprendan el valor de una adecuada gestión documental ha sido clave para avanzar en la consolidación del sistema. No obstante, el proyecto ha contado con el respaldo institucional de las administraciones universitarias, lo que ha permitido fortalecer su implementación.
Actualmente, el equipo base del Archivo Institucional está conformado por cinco personas, quienes coordinan esfuerzos con enlaces en cada una de las unidades académicas y administrativas. En total, se trabaja de manera articulada con 159 archivos universitarios, lo que refleja la magnitud y alcance de esta labor.
El Archivo Institucional se encuentra ubicado en el Campus Aeropuerto, en un edificio diseñado específicamente para la conservación y resguardo de documentos bajo estándares especializados. Este espacio abre sus puertas de lunes a viernes, en un horario de 8:00 a 16:00 horas, y puede ser visitado tanto por integrantes de la comunidad universitaria como por el público en general, sin necesidad de cita previa. De esta manera, la UAQ no solo cumple con una responsabilidad legal, sino que reafirma su compromiso con la transparencia, la memoria y la construcción de conocimiento para las futuras generaciones.
Además de la atención presencial, las personas interesadas pueden acercarse a través de sus canales digitales, como su página de Facebook “Coordinación de Archivo Institucional UAQ” o mediante correo electrónico.
Finalmente, el Dr. Macías Rodríguez extiende una invitación a conocer este espacio: “Queremos que la comunidad se acerque, que conozca lo que hacemos y que descubra la importancia de los archivos en la vida universitaria”.