La conservación de la memoria institucional es una tarea fundamental para comprender la historia y evolución de las universidades. En la Universidad Autónoma de Querétaro, esta labor se realiza a través del Archivo Histórico, un espacio encargado de resguardar documentos con valor testimonial, informativo e histórico que forman parte del legado universitario.
La Mtra. Elsa Patricia Mata Araiza, Licenciada en Restauración de Bienes Muebles por la UAQ y Maestra en Administración Estratégica por el Centro de Estudios Superiores del Bajío Campus Querétaro, explicó que este espacio recibe transferencias secundarias, es decir, documentos que por su relevancia deben conservarse de manera permanente. Antes de integrarse al acervo, los materiales pasan por distintos procesos de conservación, restauración y digitalización que permiten garantizar su preservación y consulta.
“Los documentos que requieren tratamiento pasan primero por el Laboratorio de Restauración, donde se realizan procesos de desinfección, fumigación o hidratación. Posteriormente se elaboran guardas con materiales libres de ácido y se digitalizan para facilitar su consulta”, detalló la especialista.
Además de la conservación física, el Archivo Histórico desarrolla un sistema de organización e inventariado que permite localizar rápidamente cada documento. Estos registros incluyen datos como fechas, clasificación y ubicación específica dentro del acervo, lo que facilita tanto la consulta académica como la investigación histórica.
Actualmente, el Archivo Histórico resguarda cerca de 2 mil 886 documentos provenientes de distintas áreas universitarias, entre ellas la Secretaría Académica de la Facultad de Filosofía, la Coordinación de Informatización y la Coordinación de Oficialía de Partes. También conserva colecciones particulares relacionadas con agrupaciones representativas de la universidad, como la Estudiantina de la UAQ y la Compañía Folclórica.
La digitalización de documentos también ha permitido fortalecer los procesos de preservación y acceso a la información. Cada archivo escaneado es incorporado a un servidor institucional donde se le asignan metadatos especializados que facilitan su identificación y consulta en formato digital. Esto no solo reduce la manipulación directa de los documentos originales, sino que amplía las posibilidades de investigación para estudiantes, docentes y público interesado.
Asimismo, la responsable del Archivo Histórico destacó que las condiciones ambientales y los materiales utilizados en el resguardo son fundamentales para prolongar la vida útil de los documentos. El uso de guardas libres de ácido, así como medidas específicas de higiene y manejo, forman parte de los protocolos que buscan evitar el deterioro ocasionado por humedad, contaminación o manipulación inadecuada.
La responsable del Archivo Histórico señaló que uno de los principales retos ha sido generar conciencia sobre el valor de los documentos históricos, ya que en ocasiones algunos materiales son desechados o permanecen resguardados en oficinas sin posibilidad de consulta pública. Por ello, se han impulsado campañas de difusión y sensibilización dirigidas a las distintas dependencias universitarias.
Quienes deseen consultar el acervo pueden acercarse directamente al Archivo Histórico y solicitar una cita previa. Como parte de las medidas de protección para los documentos y las personas usuarias, se solicita el uso de cubrebocas, guantes y, en algunos casos, bata, especialmente cuando se trata de materiales antiguos o delicados.
Finalmente, la Mtra. Mata Araiza invitó a la comunidad universitaria y al público en general a conocer este espacio y acercarse a la riqueza documental que resguarda la universidad. “Queremos que sepan que estamos aquí, que conozcan las instalaciones y las condiciones óptimas en las que se conservan los documentos históricos”, concluyó.