La Universidad se transforma con el paso de las generaciones de estudiantes, docentes e investigadores que, día a día, construyen su historia. El Archivo Digital es uno de los departamentos de la Coordinación de Archivo Institucional de la Universidad Autónoma de Querétaro (UAQ), responsable de resguardar la memoria y el trabajo de todas las personas que alguna vez formaron parte de ella, mediante el resguardo y tratamiento de documentos con información testimonial y académica desarrollada en la institución.
La Ing. en Sistemas Computacionales Alejandra Cervantes Pérez, responsable de Archivos Electrónicos y Digitales, hace énfasis en la importancia de la labor de preservación que realizan en la Coordinación, con el objetivo de llevar los documentos que forman parte del Archivo Institucional a un formato digital que permita conservarlos a través del tiempo y, al mismo tiempo, facilitar su consulta.
Actualmente, la Coordinación trabaja en la elaboración de lineamientos que permitan trasladar los archivos físicos al plano electrónico, digitalizar los documentos e integrarlos a un sistema de gestión documental.
“Queremos ser los pioneros dentro de las universidades que generen un sistema digital y que aparte se trabaje en él”, compartió Alejandra Cervantes.
Al estudiar, revisar y comparar modelos similares, como el del Archivo General de la Nación, descubrieron que la mayoría de los archivos digitales están enfocados en áreas de gestión pública, mientras que el terreno de la educación continúa sin ser explorado.
El reto es construir un sistema automatizado que permita agilizar los procesos de integración de archivos, así como facilitar el acceso a ellos.
“Lo principal sería hacer los lineamientos para la organización, clasificación de todos los expedientes. Actualmente se hace de forma primitiva, ahora sí que a mano, y el sistema que queremos desarrollar es automatizar todo, crear una carátula, generar los códigos de clasificación, tener los inventarios de los expedientes y todo ahora sí, desde que se abre el expediente, ponerlo a trabajar de forma automática”, relató la Ing. Cervantes.
El proyecto se ha ido construyendo de la mano de diferentes estudiantes como parte de su servicio social, lo cual ha sido tanto enriquecedor como contraproducente, debido a que, por lo corto del periodo de servicio, en ocasiones es difícil encontrar nuevos integrantes. Sin embargo, también representa una oportunidad para que los jóvenes desarrollen sus habilidades en el campo profesional.
Alejandra Cervantes considera que el avance de la tecnología y la transformación del mundo hacen necesario, hoy más que nunca, migrar los archivos que forman parte de la memoria y el trabajo de la Universidad a espacios digitales, para que todas las áreas del conocimiento que aquí se desarrollan tengan la oportunidad de organizar sus expedientes y preservarlos.
“Actualmente las tecnologías nos están llevando a hacer todos los archivos electrónicos y que la parte física vaya desapareciendo”, añadió.
A pesar de la labor y dedicación que realizan en el departamento de Archivos Electrónicos y Digitales, la Ing. Cervantes reconoció que el proyecto se ha enfrentado a diversas dificultades, ya que la falta de recursos, tanto tecnológicos como humanos, ha provocado que avance lentamente.
Aun con lo anterior, continúan trabajando para concluir el proyecto y hacer trascender la memoria de la Universidad.